Year 5 - Week 5
ISSN 2603 - 9931
Los viajes de negocios son fechas importantes en los calendarios anuales de muchas compañías, sin embargo, planificar para que los empleados asistan a estos eventos puede ser un desafío para los gerentes de viajes. Las gestiones de viaje asociados con las reservas de MICE (eventos corporativos que pueden clasificarse como reuniones, incentivos, conferencias o exposiciones) a menudo son inconexos y difíciles de reunir en un solo lugar de manera que aseguren la gestión adecuada del riesgo antes del viaje, el cual puede incluir la obtención de visados, gestión de pasaportes y/u obtener vacunas, junto con una gran cantidad de otras preocupaciones de seguridad a tener en cuenta.
Cuando los empleados están de viaje, las organizaciones deben monitorear a los empleados y las ubicaciones a las que viajan para conocer los riesgos de viaje adicionales que pueden surgir en el transcurso de un viaje a un evento corporativo.
“El otro desafío que crea riesgos en torno a los eventos MICE es que el viajero puede agregar viajes de placer y convertir el viaje en un viaje 'bleisure'. Una organización necesita desarrollar una política en torno a los viajes de bleisure, y cómo se manejarán los problemas e incidentes que técnicamente no son parte de la organización de los viajes de negocios ”. “Por ejemplo, si algo le sucede al compañero de viaje, ¿cómo se gestiona eso? Lo que se cubrirá o no desde una perspectiva de asistencia y seguro debe quedar claro tanto para el viajero como para la organización ".
Debemos examinar los enfoques comerciales para la seguridad de los viajes a través de prácticas especializadas de Gestión de Riesgos de Viaje (TRM), al mismo tiempo que debemos identificar los datos clave que informan la gestión de riesgos para viajes MICE y proporcionar metodologías comprobadas para identificar y mitigar áreas especializadas de riesgos relacionadas con viajes corporativos.
Un problema al que se enfrentan las organizaciones al planificar las reservas de MICE es que los datos de viaje asociados se encuentran en varios sistemas de proveedores, que en muchos casos no se han creado para exportar o compartir fácilmente los datos, según. Hay varias razones para esto, incluido el hecho de que los viajeros suelen reservar viajes fuera del programa de gestión de viajes de la organización. Muchas veces, los miembros de la familia también viajan, lo que complica aún más la recopilación de datos, mientras que también se pueden proporcionar ofertas especiales al comprar un viaje desde el sitio del evento a excursiones o extensiones a las estancias de los viajeros.
Muchas organizaciones tienen un programa de Gestión de riesgos de viaje (TRM) para viajeros frecuentes (viajes de negocios recurrentes), pero carecen de la política y los procesos para capturar los viajes de MICE. “Si capturan los datos de viaje de MICE, entonces el viajero de MICE obtiene el mismo nivel de soporte de viaje previo al viaje y en ruta que el viajero de negocios frecuente. Si no capturan los datos de viaje de MICE, entonces estos viajeros tienden a recibir poco o ningún apoyo de salud y seguridad hasta que algo malo sucede ”.
Llevar a los empleados a una reunión o evento de manera segura se complica aún más cuando los gerentes de viajes corporativos también se encargan de organizar ese evento.
“Por lo general, los gerentes de viajes corporativos no están capacitados en gestión de riesgos de reuniones y eventos. Como tal, muchas de las prácticas estándar de gestión de riesgos pueden no aplicarse debido a la falta de conocimiento en una mayoría de áreas, como contratos de locales, alimentos y bebidas, servicios de terceros, alcohol, contratos de alojamiento, operadores locales y actividades excluidas ".
En GrupoDC Solutions, desarrollamos estrategias clave en gestión de riesgos para que las organizaciones puedan llevar a sus empleados del punto A al punto B de forma segura.
“Si una organización no cuenta con un gestor de eventos/viajes profesional, entonces deberían promover a un recurso interno (administrador de viajes o riesgos) para que se capacite y certifique, o contratar a una empresa profesional de gestión de riesgos o seguridad para apoyar la investigación de seguridad especializada que necesitará llevarse a cabo ", la falta de conocimiento del gestor y la capacitación en torno a la gestión de riesgos es la razón principal por la que existen brechas en la gestión de riesgos.
“Puede que no sea realista esperar que un gestor de reuniones tenga la experiencia en el tema para realizar una investigación de seguridad exhaustiva de un lugar o instalación, por lo que es en ese momento, cuando tener relaciones locales sólidas puede ayudar a la buena ejecución y desarrollo del viaje.
También animamos a cualquier gestor de viajes a que se comunique con sus competencia, con el fin de comprender qué tipo de servicios similares se ofrecen como parte de una oferta de gestión de riesgos para viajeros transitorios. No hay razón alguna para que estos no puedan transferirse o aprovecharse con el fin de apoyar una reunión o evento ".
Si una empresa va a tomar esta decisión y contrata a un gestor de reuniones, debe asegurarse de que esta persona tenga la capacitación adecuada en Gestión de Riesgos con el fin de cumplir con esta tarea con total seguridad y acierto.
Existe otra brecha importante en la gestión de riesgos porque a las organizaciones pueden estar faltas de una evaluación de riesgos sólida para el evento MICE. Muchas veces, las organizaciones se centran en el evento principal y no abordan otras actividades o eventos que ocurren junto con ese evento, como prácticas de ejercicio físico, cursos de trabajo en equipo y proyectos de voluntariado, etc...
Dado que la mayoría de los gerentes de viajes están de acuerdo en que la gestión de riesgos de las reuniones y los viajes de MICE son una prioridad creciente para su empresa, hay varios otros pasos de mitigación de riesgos que pueden tomar para ayudarlos a alcanzar ese objetivo.
Uno de los pasos más importantes a continuación.
“Lo más importante que puede hacer una organización es asegurarse de que los viajes alrededor de los eventos MICE estén explícitamente cubiertos en su política de riesgo de viaje. Esta política ya cubrirá el requisito de realizar una revisión de riesgos para cada 'viaje', así que será en ese momento cuando ampliará o dejará claro que 'viaje' significa TODOS los viajes: viajes de negocios y MICE. Si hacen esto, entonces el programa TRM cubrirá el resto ”.